Pravidla pro používání emailu

Správné psaní e-mailů je velice důležitým prvkem každodenní komunikace s klienty či spolupracovníky. Připravili jsme několik zásadních bodů, díky kterým lze výrazně zlepšit kvalitu psaných zpráv:

• Vždy vyplňuj předmět
• Předmět by měl vždy odpovídat obsahu daného emailu - usnadňuje orientaci v seznamu mailů a umožňuje snadnější prioritizaci úkolů. 
• Používej čitelné písmo
• Maily píšeš pro to, aby si je někdo přečetl a něco se z nich dozvěděl...ne každý má ale oči jako rys...tak na to pamatuj:-)
• Pozor na emoce
• Člověk podstatnou část sdělení při osobním stytku přenáší nonverbálně - řečí těla, intonací, gesty...toto při emailové komunikaci odpadá a zůstává pouze text. Vyvaruj se proto sarkasmu a podobných narážek, které si druhá strana může absencí dalšího sdělovacího kanálu špatně vyložit. Dvojnásob toto platí u komunikace s klienty - věcnost a slušnost nade vše.
• Smajlíky používej jen v interní komunikaci :-)
• Smajlík poslouží k vyjádření emocí, ale do obchodní komunikace se nehodí - používej smajlíků jen tehdy, pokud se s partnerem v konverzaci dobře znáš.
• pozn.: pokud si nejsi jistý, zda můžeš v dané komunikaci smajlíka použít, tak je celkem jasné, že nemůžeš;-)

• Při hromadné korespondenci si dávej pozor na adresáty
• Vždy zkontroluj, zda nejsou v došlém emailu nějací adresáti v kopii, pokud jsou, při odpovědi je tam nech - odesílatel měl jistě důvod je tam dávat, není důvod je tak z kopie odstranit...výrazně se tak urychlí komunikace a zamezí se zbytečným zmatkům.
• Pokud máš pocit, že v kopii emailu někdo chybí (nebo email sám vytváříš a chceš někoho, mimo hlavního adresáta, informovat) neboj se ho do kopie přidat....samozřejmě všeho s mírou. Praxe tě naučí rozeznávat potřebné detaily a vyhodnotit situaci přesněji.
• Pracuj se skrytými kopiemi
• Pokud chceš někoho o obsahu emailu informovat, ale nechceš aby o tom věděl hlavní adresát, použij skrytou kopii - typickým příkladem jsou pozvánky na schůzky, odesílání nabídek klientovi (kdy chceš jen informovat nadřízeného/kolegu o odeslání a obsahu nabídky) atp.
• Pokud chceš daný email dál okomentovat, použij funkci "přeposlat" (ve složce s odeslanými maily) a k danému mailu připoj komentář. Jen dej pozor, aby sis nepopletl(a) adresáty.
• Pozor na velikost příloh
• Ne všichni mají rychlé připojení a ne všichni přijmou velké přílohy. Vždy záleží na konkrétní situaci, ale především u komunikace s klienty je vhodné přílohy nad 15MB zabalit a poslat pomoci uschovna.cz, dropboxu, nebo podobné aplikace
• V rámci Implayo jsou přílohy omezeny na 25MB, větší přílohy posílej pomocí skype, dropboxu, nebo google disku
• Pozor na pravopisné chyby!
• Profesionálové píší bez chyb (nebo se o to aspoň maximálně snaží). Nespoléhej na automatické opravy a svůj email pro klienta si po sobě vždy přečti...
• Pokud si nevíš rady, vždy pomůže Google
• Podpisy
• Nestyď se za své emaily a nastav si automatický podpis - jako firma budeme vystupovat jednotně a ještě partnerům usnadníš komunikaci.

sdílet poslat e-mailem vytisknout

Michal Sláma

jednatel společnosti

Michal je spolumajitelem a jednatelem Implayo s.r.o. Je odpovědný za řízení prodejních cest a spolupodílí se na tvorbě obchodních, marketingových a technických strategií společnosti.